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お世話になります。
の、高橋です。
自社で使う業務管理システムを調達することにおいて
従業員に内製させるのでなく、ITベンダー等の社外へ製作依頼する場合
その成果物をうまく現場へ収めるコツがいくつかあります。
運用普及・定着化の参考にしてみてください。
コツ①まずはExcelでやってみる
今まで手書きやベテランの勘といったアナログで管理している業務を
いきなりシステム化しようとすると相当頓挫しやすくなります。
まずは自分たちの仕事をExcelのデータシートに置き換えてみて
アナログでなく数値、データとしての評価ができるかどうか
社内で試してみてください。
マクロを組む必要はありません。
使うとしても簡易なワークシート関数程度です。
このExcel化がうまくいった場合、要件の整理にもつながるため
システム会社との交渉も行いやすくなります。
Excel化が難しい場合、
現状ではシステムの構築を行うのは困難であると
予想するのが正しいはずです。
コツ②システムは小さいほどうまくいく
いくら理想のシステム像というものがあったとしても
そのすべてを一度に構築しようすると、これもまた頓挫しやすくなります。
それぞれの機能にはほぼ必ず理想と現実のギャップが存在します。
ひとつひとつのギャップは小さくても、
システム全体で積み重なるギャップは大きいものになります。
まずは単機能あるいは２～３機能のシステムを作り、
運用が安定してから次の機能を作る、というやり方が
期間・費用の合計は大きくなりますが安全策となります。
コツ③仕様を凝りすぎると数年後に困る
システムは皆さんの本業業務それ自体と同じく、条件分岐の積み重ねです。
「あのときはこうする」「そのときはこうする」といった
業務のルールをプログラム文に置き換えて
コンパイルしたものがシステムである、と
言い換えることもできます。
システムの仕様を凝ると綿密な業務ルールを機能として実装できるため
導入当初は喜ばれるものとなりますが
業務のルールはいずれ変更となるものです。
機能の組み換えがしやすいように、あまり仕様を凝りすぎないのが
長期の安定稼働のためにはプラスとなるでしょう。
※システムの仕様を簡素にしすぎると
「システムに仕事のやり方を合わせねばならない」事態となり
これはこれであまりメリットのあることではないですが
そのようなシステムを発注されるケースは経験上稀なのでここでは触れません。
本日もお疲れさまでした。
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