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お世話になります。
の、高橋です。
ある企業がシステムの調達を行うとします。
発注側の責任者を誰にするか？という面では、
企業やそのプロジェクトによって
以下３つのシナリオのいずれかを取ることになります。
①社長（や経営層）がシステム会社と交渉を行う
②従業員（社内SEなど）がシステム会社と交渉を行う
③外部人員（コンサルなど）がシステム会社と交渉を行う
上記の③は比較的大手の発注者が選ぶシナリオのため触れません。
今回のコラムでは、
上記の①（社長が交渉）と②（従業員が交渉）の功罪、
それぞれのメリット・デメリットについて、
過去の経験や同業者の経験談などから意見します。
①（社長が交渉）のメリット
１．社長の気に入るシステムを構築しやすい
システムとは仕組みであり、即ち会社の業務ルールです。
システムを導入すると、大なり小なり
各従業員が働く上でのルールを変更することにつながります。
どのような変更なら許容できるか、また許容できないか、
社長が自ら自分の会社の未来を想定しながら
大局から、（やろうと思えば）枝葉まで、
気に入るように注文を付けることができやすいのは
大きなメリットのひとつと言えます。
２．知り合いの社長さんなどから情報収集がしやすい
業務課題と、（システム会社の提案する）解決策の両方が
自らの頭に入っている状態で社外交流を行うのか、
そうでない状態で社外交流を行うのか、
この二つのケース間では
集まる情報の質と量に必ず差が生じます。
①（社長が交渉）のデメリット
１．とにかく面倒くさい
システムの選定・交渉には非常に多くの時間がかかります。
場合によっては複数のシステム会社と打ち合わせを行い、
各システム会社の一長一短を比較し、
ときには見切り発車を行うことも要求されます。
２．IT音痴である場合、足元を見られてぼったくられる
相場より極端に高い見積を提示されても、
上記の「とにかく面倒くさい」と相まって
GOを出してしまいがちです。
②（従業員が交渉）のメリット
１．日々の運用が行いやすいシステムが構築できる
システムは主に情報の入力と出力から成り、
操作時間の大半は日々の入力業務で占めるケースがほとんどです。
入力業務は社長でなく末端の従業員が主となり行うことが多いため
従業員がシステム会社と交渉を行うことは、
現場が納得するシステムを導入する点ではかなり有利です。
２．価格交渉がうまくいく（場合がある）
稟議制度やダブルチェックの文化がある会社であれば
不当に高い見積にGOを出すことは少なくなります。
相見積を取り、値引きを指せ、価格交渉の終盤に、
「社長が500万円までと言って聞かない、もう少し安くしてくれ」
とウソを言う、そんな荒業もあります(笑)
②（従業員が交渉）のデメリット
１．ズレたシステムが出来上がる（場合がある）
社長と現場の思いに相違点はあるものです。
最終の統計表、出力物を社長が見て、
「このシステムを導入してよかった」
と思うかどうかはギャンブルです。
欲しい資料の機能がシステムに存在しないことが後からわかった、
などという笑えない話を聞くこともあります。
２．従業員は自分たちの不正を隠しがちである
システム構築を命じられたその従業員Aさんからすると
「このシステムを入れると、先輩Bさんの立場が悪くなる」
という、余計な懸念を生じさせる原因になります。
この懸念は社長にとっては余計ですが、Aさんには大事です。
結果、あまり効果のない控えめなシステムが出来上がります。
上記以外にも、社長自らが予想する、
自分で交渉することのメリット・デメリット
従業員に任せることのメリット・デメリット
いずれも一長一短の要素は多くあると思いますので
うまくバランスを取れるよう、システムの調達に臨んでください。
本日もお疲れさまでした。
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