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お世話になります。
の、高橋です。
ある企業さんの社内SEとして、システムの打ち合わせに参加したときのお話です。
その打ち合わせはオンライン（Zoom）で行われました。
事前にシステム営業マンから案内メールが来るので、記載のURLに各自アクセスして
開かれたミーティングスペースに参加するという形です。
これがなかなかにうまくいかず、結局延期になってしまいました。
──
「オンライン打ち合わせはカンタンにできます」と営業マンは言いますが
これはただの営業文句であり、本当は難所がいくつかあります。
こちらがその難所を超えるITリテラシーを持っているか、
営業マンはこちらのことを値踏みする一つの手段として
「オンラインはカンタン」と言うんですね。
営業マンにナメられないよう、オンラインミーティングを行うに当たっては
以下の注意点を確認し、社内でテストしておくことをお勧めします。
Zoomでのやり方を書きますが、流れとしては他のミーティングソフトでも同様です。
①パソコン内にソフトウェアのインストールが必要
ZoomであればZoomのソフトウェアを、事前にインストールしておくことが必要です。
一度でも招待のリンク（URL）にアクセスすればほぼ自動でインストールができますので
社内で互いに一度招待し合えばこのステップはクリアできます。
ぶっつけ本番でこのステップを踏むと、相手を待たせることになります。
②Macの場合はZoomのソフトウェアに対して権限の許可が必要
Macは少し厄介です。Windowsであればこの点はスムーズです。
Zoomのソフトウェアをインストール後、Macの設定画面から
Zoomのソフトウェアに対するプライバシー（マイクやカメラ）の許可設定を
行う必要があります。
よほどMacになれた方でない限り、ぶっつけ本番では無理でしょう。
③「コンピュータのオーディオで参加」という意味不明な言葉
「コンピュータのオーディオ」とは、
自分のパソコンに搭載されているスピーカーとマイクのことです。
これは、
・自分のパソコンから音を鳴らしてよいですか？
・自分のパソコンで自分の声を記録し、相手に届けてよいですか？
という意味の言葉です。
Zoomを操作し、上記２つの許可をZoomのソフトウェアに与えてやる必要があります。
「コンピューターのオーディオで参加」をONにしないと、
相手の声が聞こえず、自分の声が相手に届きません。
④「画面共有をしてもらってよいですか？」という依頼に応える
「画面共有」とは、
自分のパソコンに映っている画面（自分で開いているExcelなど）を
リアルタイムで相手のパソコン上に表示するための機能です。
相手は自分の画面が見えるようになりますが、相手は自分の画面を操作することはできません。
自分の画面を操作できるのは自分だけです。
⑤ハウリング等対策
隣同士のパソコンでそれぞれ同じミーティングに参加すると、
お互いの声が同時入力されて相手が聞き取りづらくなります。
喋らないときはミュート（自分のマイクをOFFにする）にして、
喋るときだけミュートを解除するこまめな操作が必要です。
⑥ミーティングのレコーディング（オプション）
主催者が許可していれば、ミーティング内容は動画で記録でき、あとで見返すことができます。
録画したいときは主催者に「レコーディングを許可してくれ」と伝え、
「許可しました」と言われてから録画操作を行います。
ミーティング終了後、動画ファイルが生成されます（時間がかかる）
※主催者側は、参加者一覧の詳細で「レコーディングを許可する」という操作が必要
⑦相手に表示される自分の名前（オプション）
相手の画面には、自分の名前がカメラ画像の下部に表示されます。
この表示名はいつでも編集可能です。
⑧一定時間数制限（オプション）
Zoomは無料版だと、「３人以上でのミーティングは一定時間数で強制終了」という仕様があります。
該当する場合、主催者は終了後にミーティングを再開催する必要があり、
参加者は再開催されたミーティングに再入場する必要があります。
上記①～⑤について、主催者側と参加者側に分かれて社内訓練を慣れるまでしておけば、
本番で慌てることは無くなるでしょう。
試しにやってみてください。
本日もお疲れさまでした。
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