TEL:050-5236-3104※担当不在の場合は後ほど折り返しいたします
TEL:050-5236-3104※担当不在の場合は後ほど折り返しいたします
お世話になります。
の、高橋です。
社内に「共有フォルダ」があると大変便利です。
共有フォルダは大した専門知識が無くても構築が可能で、
Excelなどの「過去の誰かの仕事のやり方」をフォーマット（ヒナ型）として簡単にコピーして自分の作業ができる、
業務の標準化を安価に進めるための最適なツールの一つであると考えます。
ただし、操作が簡単なツールは誰もが「簡単に扱ってしまう」ため、
各従業員のオリジナル・テクニックが混在し
結果「誰にもその全容が把握できない」という事態にも陥りやすいのが
共有フォルダの因果でもあります。
今回のコラムでは、この「共有フォルダ」を運用するにあたっての
オススメのポイントをいくつかご紹介します。
１．責任者を設定する
責任者を一人決め、設けたルールを従業員に遵守させるための
監視業務を担当させます。
現場をできるだけ知っている経理担当に兼任させるのがオススメです。
２．ルールを決めておく
※ルールは文書（マニュアル）化して、共有フォルダに置き回覧させるとよいでしょう
・フォルダ構成に関するルール
⇒各得意先のファイルはこのようなフォルダ構成にする、など
・ファイル名に関するルール
⇒ファイル名には必ず年月日を記入する（ファイルの更新日時はアテになりません）
⇒ファイル名にも取引先名を記しておく（意図せぬ操作ミスによるファイル移動をリカバリするため）
など
・ファイルの保管に関するルール
⇒各PCに最新のファイル保管禁止
⇒最新のファイルは共有フォルダにコピーして格納するようにする
など
３．バックアップと予防交換について
・ファイルサーバー本体に、購入年月日と購入先を手書きでいいので書いておく
・ファイルサーバーは管理者の目につきやすいところに設置する
・壊れていなくても１～３年程度で交換する
・定期的、自動的に丸ごとバックアップするよう構成しておく
４．その他オプション
・給与資料など「誰にでも見せてはいけないもの」に対しては、それ専用のサーバーを用意する
・どうしても失ってはいけないファイルは、クラウドストレージサービスへバックアップする
・本体代/電気代/設置面積で不利ですが、Nasよりサーバー機を使うのがオススメです
良ければ参考になさってください。
本日もお疲れさまでした。
------------------------------
■直近、前後コラム案内■
＜＜＜ ひとつ新しいコラムへ進む Vol.30 - システム屋の当たりはずれは、医者の当たりはずれよりブレが大きい 2013.06.10
＞＞＞ ひとつ古いコラムへ進む Vol.28 - 社長は本業に精を出し、ITを従業員に任せる、という本末転倒 2013.04.03
TEL:050-5236-3104
こちらにお電話ください。
担当不在の場合は、後ほど折り返しいたします。
LINE公式アカウントでのご相談対応も承っております。
QRコードをスキャンするとLINEの友だちに追加されます。
QRコードをスキャンするには、LINEアプリのコードリーダーをご利用ください。