전국 업무시스템 상담센터 업무시스템 칼럼Vol.168 2025.10.01（목）다카하시 미노루

PPAP는 일본인의 마음의 치유입니다

신세지고 있습니다.
의 타카하시입니다.

“첨부 파일은 비밀번호가 설정되어 있습니다”
「방금 보내드린 첨부 파일의 비밀번호는 ○○입니다」

여러분, 위와 같이 두 통으로 나뉜 이메일을
자주 받고 계실 것이라 생각합니다.
PPAP라고 불리는 첨부 보안 기능에 관한 것입니다.

PPAP는 일본 고유의 문화라고 합니다.
보안 기술적으로는 효과가 너무 제한적이라는 점도 있고,
게다가 IT 보안 전문가라고 자칭하는 사람들일수록 ‘서구 흉내’를 내는 경우가 많아, 모두 한결같이
PPAP는 무의미하다, 생산성을 떨어뜨린다, 이것이야말로 취약점이다, 당장 중단하라,
라며 목소리를 높여 비난받는 경우가 많은 것이
'방금 보내드린 파일의 비밀번호는 이것입니다'라는 현실입니다.

(PPAP의 기원 및 역사에는 나름대로 사정이 있지만 본고에서는 생략하겠습니다)

우리는 PPAP에 긍정적입니다.
그 이유는 “PPAP에는 일본 비즈니스 문화의 본질이 담겨 있기 때문”입니다.

저는 분명히 말씀드리자면
(‘서구 흉내’를 내는 IT 보안 전문가분들께는 죄송하지만)
PPAP에는 명백한 다음과 같은 효용이 있다고 주장합니다.
・기술적으로 어떻든 간에, 정보를 보호하겠다는 자세를 보여주고 있다는 점
・기술적인 측면과 무관하게, 정보를 보호하겠다는 자세를 보여주고 있다는 점 ・거래처(특히 대기업)로부터 ‘보안 수준이 낮다’는 인상을 줄 위험을 피할 수 있다는 점
・또한, PPAP는 예의 또는 의례로서의 역할을 수행하고 있다

해외 사정에 대해서는 잘 알지 못하지만, 일본의 비즈니스에서는
거래의 각 단계에서 사회적으로 적절한 형식을 따르는 것이 신뢰 관계 구축으로 이어집니다.

지금은 확실히 사라져 가고 있지만
명절 선물, 연하장, 종이 문서, 조의 전보와 조화, 도장 날인 등등...
이 과거에는 그런 예에 해당했을 것입니다.

PPAP도 위와 마찬가지로
“정당한 절차를 밟음으로써 당신에게 경의를 표하고 있습니다.”라는 것을
거래처에 명확히 명시하고 가시화하기 위해서는
매우 유용한 수단입니다.

'해외 유행에 휩쓸린' 사람들의 말대로 PPAP를 중단한 기업이 거래처로부터
“왜 비밀번호를 설정하지 않게 되었나요?”라는 전화를 받는 경우가 적지 않습니다.

기술적인 합리성은 중요할지 모르겠지만
세상에 그것을 요구하는 것은 강요이자 오류입니다.
상대방에 대한 배려나 관습이 기술만큼이나 중요시되는,
그것이 일본 비즈니스 현장의 현실이라고 느낍니다.

일부 예외도 있습니다.
PPAP는 어디까지나 일본 기업인 거래처와의 관계를 원활하게 유지하기 위한 수단입니다.
귀사가 해외 기업과 거래하고 있다면
그 해외 기업을 대상으로 한 메일에 한해, PPAP는 즉시 폐지해야 합니다.
클라우드 스토리지를 통한 공유나 전용 암호화 도구 등을 검토해야 할 것입니다.
그럴 때는 ‘해외에 푹 빠진’ 분들의 제안이 진정으로 도움이 되므로
저희가 나설 일은 없습니다.

PPAP는 일본인의 ‘형식을 중시하는 마음’의 표현입니다.
'마음의 치유'라고도 할 수 있겠습니다.
과학적으로 완벽한지는 차치하고, 자신의 자세를 보여주고 상대방에 대한 배려를 드러내는,
그 안심감야말로, 매일 잡다한 업무 속에서 거래처에 작은 위안을 주고 있는 것입니다.

중요한 것은
자사의 보안 수준과 거래처와의 관계를 저울질하여
최적의 균형을 찾는 것,
정말 지켜야 할 대상이 있다면 전문가의 도움을 받아 적절한 대책을 마련하는 것입니다.
이 글이 참고가 되셨으면 합니다.

금일도 수고 많으셨습니다.

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