전국 업무시스템 상담센터 업무시스템 칼럼Vol.156 2024.10.01（수）다카하시 미노루

Excel의 내용이 복잡한 것은 당연하며 나쁜 것이 아니다

신세지고 있습니다.
의 타카하시입니다.

현장에서 직접 제작하여 운용 중인 Excel이나 Access는
시간이 지날수록 내용이 복잡해집니다.
엑셀은 해가 갈수록 복잡해지고,
처음 만들었던 사람만이 내용을 파악할 수 있고
다른 사람은 사양 변경이나 오류 처리를 할 수 없게 되는,
라는 사례도 자주 접하게 됩니다.
이는 중소기업에서 흔히 볼 수 있는 현장 상황이라고 생각합니다.

반면, 시스템 회사는
소위 ‘엑셀 탈피’, ‘개인 의존도 탈피’,
복잡한 엑셀을 없애는 것의 효용을 내세우며
자사의 솔루션을 각 기업에 적극 홍보합니다.

저희로서는 이러한 소프트웨어 시장의 흐름에 약간의 불안감을 느낍니다.
그 복잡한 엑셀은 정말로 ‘탈’해야 할 대상일까요?

수작업으로 만든 엑셀이나 Access가 복잡해지는 것은 당연한 일입니다.
그 이유는 주로 다음과 같습니다.
・업무는 시행착오와 PDCA의 결과물이기 때문
・엑셀이 복잡하다는 것은 시행착오를 거친 실천의 증거라는 점

또한, 복잡한 엑셀이나 개인에 의존하는 업무가 반드시 나쁜 것은 아닙니다.
축적된 개인 의존적 요소가 있다 하더라도, 현재 시점에서는 용인해야 합니다.
과거의 시행착오 덕분에 오늘날의 업무가 돌아가고 있다고 추측하는 것이 인과관계상 당연하며
그 결과, 현재 우연히 복잡해진 엑셀이
과거로 거슬러 올라가 비난받을 이유는 없을 것입니다.

그렇다고는 해도, 엑셀을 쌓아온 해당 인력이 회사를 떠나면
아무도 그 엑셀을 유지 관리할 수 없게 되고,
축적해 온 노하우를 활용하기 어려워지는 것은 사실입니다.

장래에 업무의 개인 의존성을 서서히라도 없애고 싶다고 진심으로 생각한다면
Excel이나 Access를 현재의 업무 노하우를 바탕으로 사내에서 처음부터 다시 만들거나
전문가에게 의뢰해 시스템을 개발하거나, 혹은 구매하는 등
장기적으로 이 중 하나의 대책을 마련하는 것도 좋을 것입니다.

사내에서 엑셀을 처음부터 다시 만들 때는 ‘다른 직원에게 맡겨서 만들게 하는 것’을 권장합니다.
원래 작성자인 A 씨가 다음 작성자인 B 씨에게 시스템의 목적과 개요, 업무와의 관련성을 전달하고,
B 씨는 이를 정리하여, 새로 엑셀이나 액세스(Access)로 유사한 시스템을 구축하는
라는 흐름으로 진행하면 지식의 전수가 이루어져 시스템의 수명을 더욱 연장할 수 있습니다.
B 씨를 여러 명으로, 혹은 전 사원으로 구성할 수 있다면
지식 전수는 지식 공유로 이어지며,
외부에서 고가의 시스템을 구매할 필요는 장래에도 전혀 없어질지도 모릅니다.

엑셀은 업무 노하우의 집약체이자 회사의 중요한 자산이자 보물입니다.
오랜 세월이 흐른 엑셀에는 조금씩 덧붙여 쌓아온 숙련된 '맛'이 있으며
내용이 복잡해지는 것은 자연스럽고 당연한 일입니다.
그 난해함이나 담당자 의존성을, 현재나 과거를 한탄하기보다는 다음에 무엇을 해야 할지에 집중하고
내일의 회사를 만들어가는 데 집중하시기를 권합니다.

금일도 수고 많으셨습니다.

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