전국 업무시스템 상담센터 업무시스템 칼럼Vol.144 2023.10.01（월）다카하시 미노루

Excel로 업무 관리를 완수하는 것이 반드시 나쁜 것은 아니다

신세지고 있습니다.
의 타카하시입니다.

업무상 엑셀을 사용하는 것에 대한 타당성에 관하여
고객님들로부터 자주 질문을 받습니다.
“예전부터 수주 관리를 엑셀로 해왔는데, 정말 이대로 괜찮은가”
라는 식입니다.


시대에 따라 각 사례의 상황에 따라 답변 내용은 달라지지만
그 질문에 임할 때 어떤 경우라도 그 본질은 같습니다.

'엑셀 탈피'라는 슬로건은 듣기에는 좋지만, 본질적으로는 어떨까요?
본질이란 바로 귀사 그 자체를 말합니다.


오늘날 귀사의 경상이익을 되돌아보면,
과거에 있던 엑셀 시스템이 그 특유의 장점을 바탕으로 상기 이익에 대해
어느 정도 기여한 것도 사실이 아니었을까요?


어떤 종목의 솟아오른 혹과도 같고, 비유하자면 좀처럼 빠지지 않는 굳은살과도 같은
하지만 전체적인 흐름에 영향을 주지도 않고 단지 여러분이 마음에 들지 않는다는 이유만으로
사소한 모순을 다소 완화하기 위해,
지금까지 누려왔던 막대한 이점을 포기할 가치가,
지금의 ‘새로운 시스템’에 과연 있었을까요?


이번 칼럼은 [Excel 시스템 고찰: 한 가지 흥미로운 점]으로서, 간결하게
Excel로 업무를 관리할 때의 특징, 장점, 단점 중 일부를 나열해 보겠습니다.

만약 귀사가 ‘엑셀 탈피’라는 슬로건에 모호하게 휩쓸리고 있다면
다시 한번 원점으로 돌아가, 그 이후를 예상한 뒤 다른 가설을 세워 검증해 보는 것도 나쁘지 않을 것 같습니다.
부디 끝까지 읽어 주시기를 바랍니다.

만약 귀사가 ‘엑셀 탈피’라는 슬로건에 모호하게 꾀여가고 있다면
【엑셀 시스템 고찰】


■Excel의 특징
・사용자 기반이 넓음
입력, 인쇄 정도라면 많은 사람이 조작 가능
사양을 수정·확장·축소할 수 있는 인력도 적지 않다

・환경이 잘 갖춰져 있음
대개 어떤 PC에서든 사용할 수 있음
워크시트 함수라면 Mac에서도 사용할 수 있다

・시스템과 문서의 호환성
입력 화면 내에 도움말 코멘트나
사용법에 관한 이미지 삽입이 용이

・데이터베이스 기능
데이터베이스로 사용하는 것도 불가능하지는 않다
검색 기능 구현은 난이도가 높음

・공유 용이성
이메일로 파일 전체를　　보낼 수 있다
복사가 쉬워 백업 난이도도 높지 않다


별로　　적합하지 않다
・VBA를 사용할 수 있다면 사양 표현의 폭이 넓어진다 ・동일
・대용량 데이터는 사실상 처리할 수 없다
・동일한 파일을 여러 사람이 동시에 편집하는 데는 별로 적합하지 않다 ・
・파일 자체가 손상될 수도 있다


■Excel 시스템의 장점
・비용이 저렴하다는 점
⇒시스템 요구 사항과 담당 인력의 수준에 따라 다르지만,
엑셀이라면 사내에서 구현 가능한 경우가 많아 검토해 볼 가치가 있다

・인계 난이도가 높지 않음
⇒지나치게 복잡한 사양이 아닌 한, 한번 구축한 시스템의 장기 운영이 용이하다
인력 교체가 어느 정도 발생하는 등,
장기적인 비인적 의존성을 요구하는 시스템에 적합하다

・사양 변경 난이도가 낮음
⇒사양 변경이 빈번하게 요구되는 비정형 업무에 적합
(시스템 사용자가 아닌, 고객 및 기타 외부의 요구에 따라
입출력 사양을 매번 변경해야 하는 시스템 등)

・파일을 분리하기 쉽다
⇒ 빈번한 시행착오가 필요한 시스템에 적합
부서에 따라 업무 절차가 다른 경우에도 쉽게 대응할 수 있다고 할 수 있다


■Excel 시스템의 단점
・운영에 많은 수고가 든다
데이터의 일관성 확인이나 조정 작업이 필요한 경우가 있어
이로 인해 인건비나 업무에 대한 의존도가 필요 이상으로 발생할 수　　있다
⇒요건에 따라 적합하지 않다고 판단되는 경우도 있다

・생각한 대로 작동하지 않게 된다
키 입력 실수 정도의 오작동으로 사양(※)이 손상된다
※셀 위치나 워크시트 함수 작성 등
⇒오류 허용 범위가 좁은 시스템에는 적합하지 않다

・어느새 사라져 있다
파일 이동이나 삭제가 용이하기 때문에
"있어야 할 파일이 없다"는 상황이 발생하기 쉽다
⇒ 마찬가지로, 오류 허용 범위가 좁은 시스템에는 적합하지 않다

・입력 실수를 한다
데이터베이스적인 제약(※)은 사실상 없는 것과　　다름없다
※문자/숫자/날짜와 같은 ‘데이터형’ 제한이나
열 이름에 사용할 수 있는 문자 종류 등
입력 제한을 설정하기가 어렵다
사용자는 세심한 주의를 기울여 조작해야 한다
⇒사용자 집단의 PC 지식 수준에 따라 적합하지 않다고 판단되는 경우도 있다

・전표 데이터의 변조가 용이함
⇒ 부정 방지 대책을 포함한 시스템에는 부적합하다

・데이터가 분산되어 있어 일원화된 관리에는 부적합하다
⇒ 시스템 간 데이터 동기화가 필요한 시스템에서는 어려움을 겪을 수 있음

・검색 기능이 취약함
⇒ 다양한 종류의 데이터를 통합적으로 검색해야 하는 시스템에는 적합하지 않음


■상기 내용 요약 및 소감
・핵심 시스템으로 Excel을 선정하는 것은 권장하지 않는다
Excel의 단점이 치명적이라고 판단되는 경우가 많으며
운용 개시 후에 드러날 경우 오히려 비용이 더 많이 들 수도 있으므로

・핵심 시스템/패키지 시스템(회계, 근태 등)과
실무 작업 사이의 가교 역할을 하는,
「서브시스템」과 같은 위치에 있는 것이라면
Excel의 장점이 잘 발휘되는 경우가 많다



금일도 수고 많으셨습니다.

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