전국 업무시스템 상담센터 업무시스템 칼럼Vol.143 2023.09.01（토）다카하시 미노루

'시스템 도입하니 일이 늘었다' 그것도 사실입니다

신세지고 있습니다.
의 타카하시입니다.

업무 시스템은 업무에 사용하는 도구 중 하나이며
꿈을 이루어 주는 마법의 지팡이가 아닙니다.

비록 업무 효율화가 그 목적이었다 하더라도
새로운 시스템을 도입함으로써,
새로운 업무나 새로운 부담이 발생하는 것도 또한 사실입니다.

예전에는 업무 시스템이란
단순히 ‘손으로 쓰는 것(종이, 연필, 계산기, 전표, 장부)의 대체재’로서
사용되던 경우가 특히 많았던 것으로 기억됩니다만,
최근에는 PC의 보급(이라기보다는 엑셀이나 인터넷의 보급)으로 인해
단순한 전자화나 노동력 절감만을 목적으로 한 시스템 도입의 기회는
급감하고 있다고 느낍니다.
엑셀이든 수작업이든 기성 제품이든, 이미 어떤 형태의 시스템이
중소기업을 포함한 일본 각 기업에 이미 스며들어 있다는 증거입니다.

요즘의 시스템은 업무 효율화는 물론 중요하지만 그것이 최우선은 아니며,
・관리 수준의 상향 또는 하향 조정 (더 엄격한 관리, 혹은 더 느슨한 관리로 전환)
・육안 대조 오류의 근절 (바코드나 고유 코드를 통해 전자적으로 대조)
・시스템 영향 범위 확대 (타 부서나 거래처에 시스템 내 일부 정보를 공개하는 등)
・시스템 연동 (기존의 타 시스템 데이터를 참조하여 자사 시스템의 기능을 가동하는 등)
・미래의 업무를 오늘 결정하기(일정 편성, 공정 편성, 예약·배정·배치 등)
와 같은 주제가 포함되는 경우가 많습니다.

시스템의 목적이 복잡해지면,
업무에서 시스템을 조작하는 상황을 가정해야 할 경우가 늘어나기 때문에
‘기억해야 할 사항’, ‘주의해야 할 사항’, ‘전 공정/후 공정, 업무 규칙의 변화’ 등도 늘어나며
일부 업무의 운영 부담이 커지는 경우가 종종 있습니다.
또한 새로운 시스템의 도입 및 숙달에는 각 담당자에게 상당한 기간과 비용이 소요됩니다.

위 내용을 직관적으로 받아들여 “시스템을 도입하니 일이 늘었다”며
현장에서 불만의 목소리가 나오는 것은 흔한 일입니다.
다만, 지금까지 할 수 없었던 일을 (시스템을 통해) 수행하게 되는 것이므로
그동안 하지 않아도 됐던 사무적 업무가 늘어나는 것은 어느 정도 용인해야 합니다.

시스템의 목적을 염두에 두고, PC 조작 시간이 어느 정도 늘어나는지, 혹은 전체적으로는 줄어드는지
늘어난다면 어느 정도까지가 허용 범위일지
사전에 이를 예상한 뒤 시스템을 선정하시기를 권장합니다.

금일도 수고 많으셨습니다.

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