전국 업무시스템 상담센터 업무시스템 칼럼Vol.139 2023.05.01（화）다카하시 미노루

시스템을 잘 발주하는 요령

신세지고 있습니다.
의 타카하시입니다.

자사에서 사용할 업무 관리 시스템을 도입함에 있어
직원들이 직접 개발하는 것이 아니라 IT 벤더 등 외부 업체에 제작을 의뢰할 경우
그 결과물을 현장에 원활하게 정착시키는 요령이 몇 가지 있습니다.
운영 확산 및 정착에 참고해 주시기 바랍니다.


요령 ① 우선 엑셀로 시도해 보기
지금까지 수기나 베테랑의 직감 같은 아날로그 방식으로 관리해 온 업무를
갑자기 시스템화하려고 하면 상당히 좌절하기 쉽습니다.
우선 우리 업무를 엑셀 시트로 옮겨 보고
아날로그 방식이 아닌 수치와 데이터로서 평가가 가능한지
사내에서 시험해 보시기 바랍니다.

매크로를 만들 필요는 없습니다.
사용한다고 해도 간단한 워크시트 함수 정도면 충분합니다.

이 엑셀화가 잘 이루어지면, 요구 사항 정리에도 도움이 되므로
시스템 업체와의 협상도 수월해집니다.

엑셀화가 어려운 경우,
현 상황에서는 시스템 구축이 어렵다고
예상하는 것이 맞을 것입니다.


요령 ② 시스템은 작을수록 잘 작동한다
아무리 이상적인 시스템의 모습이 있다고 해도
그 모든 것을 한 번에 구축하려고 하면, 이 또한 좌절하기 쉽습니다.

각 기능에는 거의 예외 없이 이상과 현실의 괴리가 존재합니다.
개별적인 격차는 작을지라도,
시스템 전체에서 쌓이는 격차는 커지게 됩니다.

우선 단일 기능 또는 2~3가지 기능의 시스템을 구축하고,
운용이 안정된 후에 다음 기능을 만드는 방식이
기간과 비용은 더 들겠지만 안전한 방법입니다.


요령 ③ 사양을 지나치게 세세하게 잡으면 몇 년 뒤에 곤란해진다
시스템은 여러분의 본업 업무 그 자체와 마찬가지로, 조건 분기의 축적입니다.
"그때는 이렇게 한다", "그럴 때는 이렇게 한다"와 같은
업무 규칙을 프로그램 문장으로 바꿔서
컴파일한 것이 시스템이라고
바꿔 말할 수도 있습니다.

시스템 사양을 세심하게 다듬으면 치밀한 업무 규칙을 기능으로 구현할 수 있으므로
도입 초기에는 환영받게 되지만
업무 규칙은 언젠가 변경되기 마련입니다.
기능을 재구성하기 쉽도록 사양을 지나치게 세세하게 잡지 않는 것이
장기적인 안정적인 운영을 위해서는 도움이 될 것입니다.

※시스템 사양을 지나치게 단순화하면
'업무 방식을 시스템에 맞춰야만 하는' 상황이 되어
이것 또한 그다지 이점이 있는 일은 아니지만,
경험상 그러한 시스템을 발주하는 경우는 드물기 때문에 여기서는 다루지 않겠습니다.


금일도 수고 많으셨습니다.

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