전국 업무시스템 상담센터 업무시스템 칼럼Vol.106 2020.11.01（월）다카하시 미노루

화상회의에서 실수하면 영업맨에게 무시당한다

신세지고 있습니다.
의 타카하시입니다.

어느 기업의 사내 SE로서 시스템 회의에 참석했을 때의 이야기입니다.

그 회의는 온라인(Zoom)으로 진행되었습니다.

사전에 시스템 영업 담당자로부터 안내 메일이 오면, 기재된 URL에 각자 접속하여
열린 회의 공간에 참여하는 방식이었습니다.
이 일이 좀처럼 잘 풀리지 않아, 결국 연기되고 말았습니다.

──

"온라인 회의는 간단하게 할 수 있습니다"라고 영업 사원은 말하지만
이건 그저 영업용 말일 뿐이며, 사실은 몇 가지 난관이 있습니다.
고객이 그 난관을 극복할 수 있는 IT 활용 능력을 갖추고 있는지,
영업사원은 우리를 평가하는 하나의 수단으로
“온라인은 간단합니다”라고 말하는 것입니다.

영업사원에게 얕보이지 않도록, 온라인 회의를 진행할 때는
다음 주의 사항을 확인하고 사내에서 미리 테스트해 보는 것을 권장합니다.
Zoom 사용법을 설명하겠지만, 절차는 다른 회의 소프트웨어에서도 마찬가지입니다.

① 컴퓨터에 소프트웨어를 설치해야 합니다
Zoom의 경우 Zoom 소프트웨어를 사전에 설치해 두어야 합니다.
초대 링크(URL)에 한 번만 접속해도 거의 자동으로 설치되므로
사내에서 서로 한 번씩 초대만 해 주면 이 단계는 해결됩니다.
준비 없이 바로 이 단계를 진행하면 상대방을 기다리게 하게 됩니다.

②Mac의 경우 Zoom 소프트웨어에 대한 권한 허가가 필요합니다
Mac은 조금 까다롭습니다. Windows라면 이 부분은 순조롭습니다.
Zoom 소프트웨어를 설치한 후, Mac 설정 화면에서
Zoom 소프트웨어에 대한 개인정보(마이크 및 카메라) 접근 권한 설정을
설정해야 합니다.
Mac에 상당히 익숙한 분이 아니라면, 막상 해봐야 잘 안 될 것입니다.

③ '컴퓨터 오디오로 참여'라는 알 수 없는 표현
'컴퓨터 오디오'란,
자신의 컴퓨터에 탑재된 스피커와 마이크를 말합니다.
이는,
・내 컴퓨터에서 소리를　　내도 되나요?
・내 컴퓨터로 내 목소리를 녹음하여 상대방에게 전달해도 됩니까?
라는 의미의 말입니다.
Zoom을 조작하여, 위 두 가지 권한을 Zoom 소프트웨어에 허용해 주어야 합니다.
'컴퓨터 오디오로 참여'를 켜지 않으면,
상대방의 목소리가 들리지 않고, 자신의 목소리가 상대방에게 전달되지 않습니다.

④ "화면 공유를 해도 될까요?"라는 요청에 응하기
'화면 공유'란,
자신의 컴퓨터에 표시된 화면(직접 열어둔 엑셀 등)을
실시간으로 상대방의 컴퓨터 화면에 표시하는 기능입니다.
상대방은 내 화면을 볼 수 있게 되지만, 내 화면을 조작할 수는 없습니다.
자신의 화면을 조작할 수 있는 사람은 본인뿐입니다.

⑤ 에코 등 대책
옆에 있는 컴퓨터로 각각 같은 회의에 참여하면,
서로의 목소리가 동시에 입력되어 상대방이 듣기 어려워집니다.
말하지 않을 때는 음소거(자신의 마이크를 끄기)를 설정하고,
말할 때만 음소거를 해제하는 등 세심한 조작이 필요합니다.

⑥회의 녹화(옵션)
주최자가 허용한 경우, 회의 내용을 동영상으로 기록하여 나중에 다시 볼 수 있습니다.
녹화하고 싶을 때는 주최자에게 "녹화를 허락해 주세요"라고 요청하고,
"허락했습니다"라는 말을 들은 후에 녹화 작업을 진행합니다.
회의가 끝나면 동영상 파일이 생성됩니다(시간이 다소 소요됩니다)
※ 주최자는 참가자 목록의 상세 정보에서 '녹화 허용'을 설정해야 합니다

⑦ 상대방에게 표시되는 자신의 이름(옵션)
상대방의 화면에는 자신의 이름이 카메라 영상 하단에 표시됩니다.
이 표시명은 언제든지 편집할 수 있습니다.

⑧시간 및 인원 제한 (옵션)
Zoom 무료 버전의 경우, ‘3명 이상이 참여하는 회의는 일정 시간이 지나면 강제 종료’되는 사양이 있습니다.
해당하는 경우, 주최자는 종료 후 회의를 다시 시작해야 하며,
참가자는 재개된 회의에 다시 입장해야 합니다.

위의 ①~⑤에 대해 주최자 측과 참가자 측으로 나누어 사내 훈련을 충분히 해두면,
실전 상황에서 당황하는 일은 없을 것입니다.
한번 시도해 보십시오.

금일도 수고 많으셨습니다.

------------------------------

■인접 칼럼 안내■

＜＜＜ 한 편 새로운 칼럼으로 Vol.107 - '거의 하루（7시간）시스템이 멈췄다!'는 트러블이 매달 있어도 가동률 99%를 내세울 수 있습니다 2020.11.01

＞＞＞ 한 편 이전 칼럼으로 Vol.105 - 시스템 도입을 검토하기 전에 생각해야 할 것 2020.10.01

칼럼 목록으로 돌아가기