전국 업무시스템 상담센터 업무시스템 칼럼Vol.40 2014.04.01（수）다카하시 미노루

시스템화할 때는 업무 자체를 재검토하는 것이 이득이다

신세지고 있습니다.
의 타카하시입니다.

시스템을 검토하게 되는 ‘계기’는 여러 가지가 있을 것이라 생각합니다.
・수주량 증가로 인한 업무 과부하
・인력 감소로 인한 업무 과부하
・각 거래처에 대한 개별 대응이 많아짐에 따른 업무 과부하
・취급 품목 증가로 인한 업무 과부하
・현행 시스템의 노후화, 유지보수 인력 부족
・현행 시스템의 이용 기한(지원 기간, 리스 기간)
・거래처 및 은행의 권장 압력
・법률 및 제도 변화에 대한 대응
・이전, 인수, 통합

어떤 계기나 이유로 시스템을 도입하든,
모처럼 시스템을 도입하거나 갱신하는 것이라면,
그때 ‘업무 전반에 대한 점검’을 실시하는 것을 권장합니다.

・누가, 무엇을 위해, 무엇을 하고 있는가
・그 업무에 규칙이 존재하는가
・다른 사람이 보기 어렵게 숨겨진 업무는 없는가
・과도한 조달이나 과도한 할인은 없는가
・납기 답변의 정확도는 적절한가
・업무 측정(원가, 작업 시간 등)을 적절히 하고 있는가
・사내 연락이나 전달에 너무 많은 시간을 소비하고 있지는 않은가

위와 같이 문제점은 기업에 따라 다양하고 복잡해질 수도 있지만,
우선 각 부서의 업무 흐름을 도표로 정리해 보는 것부터
시작하는 것이 좋습니다.
특별한 도구나 소프트웨어를 사용할 필요는 없습니다.
큰 종이와 펜만 있다면 어떤 사장님이라도 할 수 있는 일이라고 생각합니다.

때로는 사소한 부분까지 샅샅이 파헤치는 듯한 의문이 제기되기도 하지만,
“시스템을 새로 도입하는 만큼, 그 비용이 낭비되지 않도록 회사의 모든 것을 샅샅이 파악해야 한다”
라고 직원들에게 설명하면 이해를 얻기 쉽습니다.
이 기회에 시스템 도입을 명분 삼아, 묻기 어려운 것들도 물어봅시다.

금일도 수고 많으셨습니다.

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