전국 업무시스템 상담센터 업무시스템 칼럼Vol.29 2013.04.01（화）다카하시 미노루

NAS나 파일 서버로 사내 파일 공유를 할 때의 주의점

신세지고 있습니다.
의 타카하시입니다.

사내에 ‘공유 폴더’가 있으면 매우 편리합니다.
공유 폴더는 특별한 전문 지식이 없어도 구축할 수 있으며,
Excel 등의 ‘과거 누군가의 업무 방식’을 템플릿(양식)으로 간단히 복사하여 자신의 작업을 할 수 있고,
업무 표준화를 저렴하게 추진하기 위한 최적의 도구 중 하나라고 생각합니다.

다만, 조작이 간단한 도구는 누구나 ‘쉽게 다루게’ 되기 때문에,
각 직원의 독자적인 기법이 혼재하게 되고
결과적으로 '아무도 그 전모를 파악할 수 없는' 상황에 빠지기 쉬운 것이
공유 폴더의 문제점이기도 합니다.

이번 칼럼에서는 이 '공유 폴더'를 운영함에 있어
추천할 만한 포인트를 몇 가지 소개해 드리겠습니다.

1. 책임자를 지정한다
책임자를 한 명 지정하고, 정해진 규칙을 직원들이 준수하도록 하기 위한
감시 업무를 담당하게 합니다.
현장을 가능한 한 잘 알고 있는 경리 담당자가 겸임하도록 하는 것을 추천합니다.

2. 규칙을 정해 둡니다
※규칙은 문서(매뉴얼)로 작성하여 공유 폴더에 올려 회람시키는 것이 좋습니다
・폴더 구성에 관한 규칙
⇒각 거래처의 파일은 이러한 폴더　　구조로 구성한다 등
・파일 이름에 관한 규칙
⇒ 파일명에는 반드시 연월일을 기재한다(파일의 수정 일시는 신뢰할 수 없습니다)
⇒파일 이름에도 거래처명을 기재해 둡니다(의도치 않은 조작 실수로 인한 파일 이동을 복구하기 위해)
등
・파일 보관에 관한 규칙
⇒각 PC에 최신 파일을 보관하는 것을 금지합니다
⇒최신 파일은 공유 폴더에 복사하여 저장하도록 한다
등

3. 백업 및 예방적 교체에 관하여
・파일 서버 본체에 구입 연월일과 구입처를 손으로 적어도 좋으니 적어 둠
・파일 서버는 관리자가 쉽게 눈에 띄는 곳에 설치한다
・고장 나지 않았더라도 1~3년 정도에 한 번씩 교체한다
・정기적이고 자동으로 전체 백업이 이루어지도록 시스템을 구성해 둔다

4. 기타 옵션
・급여 자료 등 ‘누구에게도 보여서는 안 되는 자료’에 대해서는 이를 위한 전용 서버를 마련한다
・절대 잃어서는 안 되는 파일은 클라우드 스토리지 서비스에 백업한다
・기기 비용/전기 요금/설치 면적 면에서는 불리하지만, NAS보다 서버 장비를 사용하는 것을 권장합니다

도움이 되셨으면 좋겠습니다.

금일도 수고 많으셨습니다.

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