전국 업무시스템 상담센터 업무시스템 칼럼Vol.24 2012.12.01（일）다카하시 미노루

페이퍼리스화라는 이름의 환상（혹은 망상）

신세지고 있습니다.
의 타카하시입니다.

'종이 없는 사무실'이 대두된 지 벌써 수십 년이 지났을까요?
줄어야 할 곳에서는 줄어들고 있는? 것처럼 느껴지기도 하지만
사회 전체적으로 보면 별로 변한 것이 없습니다.
(소비량 통계를 살펴보면 알 수 있습니다)

그 이유가 무엇이냐 하면
「시스템에는 종이를 소비하는 기능이 필수적으로 따르기」 때문입니다.
종이를 소비하는 기능이란 인쇄 기능을 말합니다.
인쇄 기능은 전표나 실물표 출력, 일람표나 집계표, 통계표 출력, 보관 장부 출력 등의 각 기능에 수반됩니다.

왜 시스템은 이렇게 대량의 종이를 쏟아내는 것일까요?
그것은 ‘화면보다 종이로 보는 편이 뇌가 더 활발하고 정확하게 작동한다’는 성향을 가진 사람이 여전히 많기 때문입니다.

시스템은 종이 소비량을 줄이기 위해 도입하는 것이 아니라,
각 직원의 뇌를 더 활발하고 정확하게 작동시키기 위해 도입하는 것입니다.
따라서 시스템의 사양은 어쩔 수 없이 뇌를 더 활발하고 정확하게 작동시키는 방향으로,
즉, 종이를 대량으로 배출하는 방향으로 진화합니다.

이 시스템의 본질을 제대로 파악하지 못한 채
‘페이퍼리스’라는 이름만으로 시스템을 구입하면,
직원의 효율은 확실히 떨어집니다.

반면, ‘무종이화가 확실히 환영받는 업무 분야’도 존재합니다.
바로 ‘종이 문서를 통한 연락이 매우 번거롭다’는 고민을 가진 업무입니다.
・각 점포의 매출이나 재고 등의 데이터를 본사에 팩스로 전송하는 경우
・각 고객에 대한 영업 이력이나 계약 정보를 본사에서 감사하는 경우
・취급 품목이나 주문 수량이 매우 많고 빈도가 높은 거래
・확실한 월별 결산을 조기에 외부에 공개해야 하는
와 같은 업무입니다만,
이러한 업무는 페이퍼리스보다는 전자화의 요소가 강하며,
종이 사용량이 줄어든다 하더라도 그것은 부수적인 효과에 불과합니다.

페이퍼리스가 아니라, 우선은 ‘펜으로 직접 쓰는 것을 없애는’ 정도의 관점에서
시스템을 검토해 보시는 것은 어떨까요?

금일도 수고 많으셨습니다.
종이 없는 환경보다는, 우선 ‘펜으로 직접 쓰는 것을 없애는’ 정도의 관점에서 시스템을 검토해

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