전국 업무시스템 상담센터 업무시스템 칼럼Vol.20 2012.04.01（월）다카하시 미노루

수기 업무를 고집하는 경리 직원들을 이겨내라

신세지고 있습니다.
의 타카하시입니다.

얼마 전 어느 기업을 방문하여,
'전사 업무 매뉴얼 작성'이라는 명목으로 방문하여 각 부서에서 설문조사를 실시했습니다.
이 명목은 어디까지나 명목일 뿐이며,
사장님께서 주신 진짜 의뢰는 “불필요한 업무를 찾아내라”는 것이었습니다.

사전에 사장님께서는
어떤 낭비가 있는지 대한 인식을
개략적으로 듣고 나서 방문했습니다.

조사 결과, 대부분 사장님의 인식과 일치했으나,
한 부서에서만 예상보다 훨씬 더 심각한 낭비 실태가 드러났습니다.

그것은 경리 부서의 불필요한 업무였습니다.
사전 예상은 “자료 작성이나 마감 작업을 위한 타 부서·거래처와의 소통이 어쩔 수 없이 늦어지는 경향이 있다”
이었는데, 그 자체로도 확실히 업무상의 과제로 존재하긴 하지만,
그것과는 별개로 ‘전표 전체를 수기로 작성하고 있다’는 낭비적인 업무를 일상적으로 반복하고 있다는 사실이 밝혀졌습니다.

그 양은 하루 약 100장, 한 달에 약 2,000장에 달했습니다.

물론 경리부장을 비롯한 부서 직원들은 모두 성실한 근로자였으며,
“예전부터 이랬다”, “이게 없으면 곤란하다”는 이유(?)로 그 수기 작업을 계속하고 있었습니다.
다만, 그 조사 결과를 들은 사장님은 상당한 충격을 받은 듯
미간을 찌푸리고 눈을 꽉 감은 채, 몇 초 동안 신음소리를 내고 있었습니다.

이 현대 사회에서 업무 방식에 의문을 품지 않고
개선의 실마리를 찾으려 하지도 않고 계속 일하는 직원은
아무리 선량한 사람이라 해도 ‘현상 유지형 인간’이라는 딱지를 붙이게 됩니다.

의문의 목소리만이라도 내주신다면
그 꼬리표를 붙이거나 붙는다는 갈등이 생기기 전에
저희가 도움을 드릴 수 있을지도 모릅니다.
주저하지 말고 부탁해 주시면 감사하겠습니다.
의문의 목소리라도 내주신다면 그런 꼬리표를 붙이거나 붙는다는 갈등이
금일도 수고 많으셨습니다.


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