전국 업무시스템 상담센터 업무시스템 칼럼Vol.160 2025.02.01（일）다카하시 미노루

내제 시스템은 언제 갱신해야 하는가

신세지고 있습니다.
의 타카하시입니다.

시스템을 자체 개발하는 것이 충분히 가능한 경우
외주하는 것보다 비용 효율적으로 구축할 수 있습니다.

다만, 자체 개발로 구축된 시스템은,
자주 업데이트 시기를 놓치는 경향이 있습니다.

저희 사무소에 접수되는 상담 중 상당 부분을 차지하는 것은
다음과 같은 사례입니다.
・시스템은 순조롭게 가동되며 회사에 도움이 되고 있다.
・수십 년 전에 시스템을 구축했다. ・시스템은 순조롭게 가동되며 회사에 기여하고 있다.
・예전부터 시스템을 다시 만들어야 한다는 의견이 가끔 나오지만
“지금 상태로도 충분히 쓸 수 있다”, “방식을 바꿀 수 없다”는 반발도 있다.
・그러는 사이에 개발자가 자리를 떠나게 되어,
기능 업데이트나 오류 대응조차 제대로 이루어지지 않게 되어,
외부에 의뢰할 수밖에 없게 된다

많은 중소기업에서는 특히 시스템에 관해서는 ‘현상 유지’ 심리가 작용하기 쉬워
시스템 업데이트에 대한 진입 장벽이 높아지기 쉽습니다.
하지만 너무 오랫동안 ‘현상 유지’를 하다 보면,
그것조차 불가능해지는 시점이 언젠가는 찾아옵니다.

'현상 유지가 불가능해지는' 것은 구체적으로 다음과 같은 경우입니다.
・제작자나 유지보수 담당자가 퇴사했다
・시스템 담당 업무를 인수할 인력을 확보하지 못한 경우
・업무 규정이나 거래처의 요구 사항이 변경되었으나,
시스템 변경에 대응할 수 있는 인력이 없다
・시스템을 구성하는 프로그래밍 언어가 너무 오래되어,
새로운 PC나 서버에서는 시스템이 실행되지 않는다
・데이터 용량 문제, 오랜 기간 축적된 데이터를 더 이상 감당할 수 없게 되었다
※데이터베이스가 Access 파일인 경우에 발생할 수 있습니다.

최근 들어, 거의 모든 중소기업에서도
시스템의 중요성이 점점 더 커지고 있다고 느낍니다.
그 때문에, 현상 유지를 더 이상 할 수 없게 되어도 이를 버릴 수는 없어
어쩔 수 없이 ‘시스템 개편의 결단’을 내려야 하는 상황에 처하게 됩니다.

많은 중소기업에게 있어
'시스템 개편의 결단'은 고뇌에 찬 선택이 됩니다.
그 이유는 다음과 같습니다.
・견적이 어쨌든 비싸다!
어떤 IT 벤더도 함부로 ‘바가지 요금’을 부리지는 않겠지만
견적 가격이 적정하다고 하더라도,
그것은 과거의 비용(시스템 담당자가 시스템 제작에 필요로 했던 인건비)과 비교해서
저렴해지지는 않습니다.
・운영 방식이 바뀌는 것을 견딜 수 없다!
사용 편의성이나 운영 방식이 바뀌면 현장의 반발이 일어납니다.
거래처의 세세한 요구에 개별적으로 대응하고 있는 기업의 경우,
이러한 경향은 뚜렷하게 나타납니다.
・과거의 노하우가 아깝다!
자체 개발한 시스템은 기업 고유의 노하우가 집약된 결과물일 것입니다.
시스템 개편은 그동안 쌓아온 노하우의 일부를 버리는 것과 다름없습니다.
※완전 맞춤형으로 외주를 맡기는 경우에는 해당되지 않습니다

또한, 시스템 개편은 결코 무위험이 아니며
새로 개편한 시스템이 원활하게 운영될지 여부는
갱신을 수행해 보기 전에는 판단할 수 없는 것입니다.
자체 개발한 시스템을 더 오랫동안 '현상 유지'하고 싶다는 희망이 있다면
내부 개발 시스템을 더 오랫동안 ‘현상 유지’하고 싶다면 평소부터 다음과 같은 조치를 취해 두는 것을 권장합니다.
・시스템 담당자를 1명으로 하지 말고, 여러 명을 배치한다
・차세대(비교적 젊은 세대)에게 시간이 걸리더라도 인계 작업을 수행한다
・Access로 제작한 경우, 새로운 버전이나 새로운 OS에서 작동하도록
시스템 업데이트를 정기적으로 수행해 둡니다

금일도 수고 많으셨습니다.

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