전국 업무시스템 상담센터 업무시스템 칼럼Vol.131 2022.09.01（금）다카하시 미노루

직원에게 시스템 회사 응대를 맡기는 것의 장단점

신세지고 있습니다.
의 타카하시입니다.

어떤 기업이 시스템을 조달한다고 가정해 봅시다.

발주 측의 책임자를 누구로 할 것인가?라는 측면에서는,
기업이나 해당 프로젝트에 따라
다음 세 가지 시나리오 중 하나를 선택하게 됩니다.

① 사장(또는 경영진)이 시스템 업체와 협상을 진행한다
② 직원(사내 SE 등)이 시스템 업체와 협상을 진행한다
③ 외부 인력(컨설턴트 등)이 시스템 업체와 협상을 진행한다

위의 ③번은 비교적 대형 발주처가 선택하는 시나리오이므로 다루지 않겠습니다.

이번 칼럼에서는,
위의 ①(대표가 협상)과 ②(직원이 협상)의 장단점,
각각의 장단점에 대해,
과거의 경험이나 동종 업계 종사자들의 경험담 등을 바탕으로 의견을 제시하겠습니다.

①(대표가 협상)의 장점
1. 사장이 마음에 들어하는 시스템을 구축하기 쉽다
시스템이란 구조이며, 즉 회사의 업무 규칙입니다.
시스템을 도입하면, 크든 작든
각 직원이 일하는 데 있어 규칙을 변경하는 결과로　　이어집니다.
어떤 변경은 용인할 수 있고, 또 어떤 변경은 용인할 수 없는지,
사장이 직접 자사의 미래를 상정하면서
큰 그림에서부터 (원한다면) 세부 사항에 이르기까지,
마음에 드는 대로　　요구사항을 제시하기 쉬운 점은
큰 장점 중 하나라고 할 수 있습니다.

2. 지인인 사장님 등으로부터 정보를 수집하기 쉽다
업무 과제와 (시스템 회사가 제안하는) 해결책 양쪽 모두를
자신의 머릿속에 명확히 정리된 상태에서 사외 교류를 하는 것인지,
그렇지 않은 상태에서 사외 교류를 하는 것인지,
이 두 가지 경우 사이에는
수집되는 정보의 질과 양에 반드시 차이가 생깁니다.

①(사장이 협상)의 단점
1. 아무래도 번거롭다
시스템 선정 및 협상에는 매우 많은 시간이 소요됩니다.
경우에 따라 여러 시스템 업체와 협의를 진행하고,
각 시스템 업체의 장단점을 비교하고,
때로는 일단 시작하고 나중에 조정하는 방식도 요구됩니다.

2. IT에 서툰 경우, 약점을 파고들어 바가지를 쓰게 된다
시세보다 터무니없이 높은 견적을 제시받아도,
앞서 언급한 ‘어쨌든 귀찮다’는 심리와 맞물려
승인을 내버리는 경향이 있습니다.

② (직원이 협상)의 장점
1. 일상적인 운영이 용이한 시스템을 구축할 수 있다
시스템은 주로 정보의 입력과 출력으로 구성되며,
조작 시간의 대부분은 일상적인 입력 업무로 채워지는 경우가 대부분입니다.
입력 업무는 사장이 아닌 일선 직원이 주로 담당하는 경우가 많기 때문에
직원이 시스템 업체와 협상을 진행하는 것은,
현장이 납득할 수 있는 시스템을 도입하는 데 있어　　상당히 유리합니다.

2. 가격 협상이 잘 이루어질 수 있다
의결 제도나 이중 확인 문화가 있는 회사라면
부당하게 높은 견적에 승인을 내리는 일은 줄어들 것입니다.
여러 업체로부터 견적을 받아 가격을 낮추고, 가격 협상의 막바지에,
“사장님이 500만 엔까지만 가능하다고 고집을 부리는데, 좀 더 싸게 해 달라”
라고 거짓말을 하는, 그런 과감한 방법도 있습니다(웃음)

② (직원이 협상)의 단점
1. 어긋난 시스템이 만들어질 수 있다
사장과 현장의 생각에는 차이가 있기 마련입니다.
최종 통계표나 출력물을 사장이 보고,
“이 시스템을 도입하길 잘했다”
라고 생각할지는 도박과 같습니다.
원하는 자료의 기능이 시스템에 없다는 사실을 나중에야 알게 되었다거나,
라는 웃을 수도 없는 이야기를 듣기도 합니다.

2. 직원들은 자신의 부정행위를 숨기려는 경향이 있다
시스템 구축을 지시받은 그 직원 A 씨 입장에서는
“이 시스템을 도입하면 선배 B 씨의 입지가 위태로워진다”
라는 불필요한 우려를 낳는 원인이 됩니다.
이 우려는 사장님 입장에서는 불필요한 것이지만, A 씨에게는 중요한 문제입니다.
결과적으로, 별다른 효과가 없는 소극적인 시스템이 만들어집니다.

위와 더불어, 사장님이 직접 예상하는,
직접 협상하는 것의 장단점
직원에게 맡기는 것의 장단점
모두 장단점이 많이 있다고 생각되므로
적절한 균형을 잡을 수 있도록 시스템 도입에 임해 주시기 바랍니다.

금일도 수고 많으셨습니다.

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