전국 업무시스템 상담센터 업무시스템 칼럼Vol.162 2025.04.01（수）다카하시 미노루

이메일 커뮤니케이션의 권장

신세지고 있습니다.
의 타카하시입니다.

이번에는 처음으로 시도해 보는 것이지만, ‘고객의 목소리’를 원문 그대로 게재하고
약간의 해설을 덧붙여, 이 칼럼을 보시는 여러분께 도움이 되고자 합니다.
본론, 의도는 제목 그대로입니다.

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(중략)
평소 Access 관련 업무를 도와주셔서 정말 감사합니다.
평소 Access 관련해서 많은 도움을 주셔서 정말 감사합니다.

특히 감사드리고 싶은 점은, “전화나 팩스가 아니라 이메일로 연락해 주세요”라고 조언해 주신 것입니다.
당시 모든 거래처에는 전화나 팩스로 연락하고 있었기 때문에, “전화가 더 빠를 텐데”, “일부러 이메일을 치는 수고가 든다”는 등의 불만도 사내에서 나오고 있었습니다.
다들 컴퓨터 조작에도 익숙하지 않았기 때문입니다.
마지못해 이메일로 연락 방식을 바꾸어 보았는데, 덕분에 뜻밖의 효과가 있었습니다.

우선, 왠지 모르게 문의해야 할 횟수가 해마다 줄어들었고, 문제가 발생하는 상황 자체를 억제할 수 있게 되었습니다.
이전 업체에서도 오랫동안 아주 잘 해 주셨지만, 그런 일은 도저히 없었습니다.
이유는 모르겠지만, 이메일을 쓸 때 스스로 마음속으로 상황을 한 번 정리하게 되기 때문일까요.
또한, 문제 발생이나 그 대처 방법을 사내에서 정보 공유하는 것이 매우 쉬워졌습니다.
예전에는 매번 서류를 작성해 회람했지만, 지금은 이메일을 전달하는 것만으로 해결됩니다.

게다가 이를 계기로 다른 거래처와의 소통도 점차 이메일로 전환해 나갔습니다.
거래처를 포함해 모두가 익숙해지기까지는 꽤 고생했지만, 지금은 컴퓨터를 이용한 업무 방식이 어느 정도 몸에 배었습니다.
이는 당사의 낡은 업무 방식을 바꾸는 훌륭한 습관이 되었다고 생각합니다.
이 메일을 귀사의 여러분께서도 읽어 주시면 감사하겠습니다.
(이하 생략)

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저희는 커뮤니케이션의 본질을 ‘공유(정보 공유)’에 두고 있습니다.
비즈니스 현장에서는 이 ‘공유’를,
이 ‘공유’를 얼마나 빠르고, 깊고, 알기 쉽고, 정확하게, 오해 없이 다수의 사람(관련자)에게 전달하느냐
그 속도와 꼼꼼함이 효율과 비효율의 승패를 가른다고 생각합니다.

상기 메일을 받고, 저희로서도 마음을 다잡게 되었습니다.
이 자리를 빌려 다시 한번 감사의 말씀을 드립니다.

상기 보내주신 메일을 계기로,
저희 사무소에서도 각종 대응 업무의 비용 비교를 해보기로 마음먹고
작업 시간 등의 비용 통계 조사를 실시한 결과,
다음과 같은 결과가 나왔습니다.

(A) 전화 연락을 주로 하는 고객 1곳당 필요한 연간 평균 총비용은 얼마인가
(B) 이메일 등(※)으로 연락하는 고객 ~ 위와 동일
(A·B 비교 결과) A 고객 1사당 평균 비용 10 : B 고객 1사당 평균 비용 6
※이메일뿐만 아니라 LINE 공식 계정(채팅 도구)도 포함합니다

저희 사무소는 최근, 특히 코로나 사태 이후
원칙적으로 이메일을 통한 소통을 권장하게 되었습니다.
그것은 딱히 엄밀한 근거 같은 것은 없었고,
제 직감에 따라 사내에서 지시하여 진행해 온 조치였지만,
이번에 수치로 뒷받침할 수 있게 되었습니다.
이는 고객님, 그리고 이 칼럼을 보시는 여러분께도, 또한 저희 사무소에게도
유익한 데이터와 시사점을 담은 ‘공유’를 할 수 있었다고 생각합니다.

귀사에서도 아직 전화나 팩스를 통한 소통이 주를 이루는 부서가 있다면
이메일이나 기타 수단, 혹은 전자 데이터(EDI)를 통한 거래로 전환하는 것을
검토해 보시는 것도 좋을지 모릅니다.

금일도 수고 많으셨습니다.

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