전국 업무시스템 상담센터 업무시스템 칼럼Vol.62 2016.02.01（화）다카하시 미노루

다기능 패키지 시스템의 함정

신세지고 있습니다.
의 타카하시입니다.

시스템을 지속적으로 원활하게 운영하기 위해서는,
시스템 담당자인 직원분들의 존재가 필수적입니다.

시스템 담당자로 적합한 사람은,
「시스템이 담당하는 모든 업무」
「시스템이 제공하는 모든 기능」
이 두 가지 모두에 대해 전반적으로 잘 알고 있는 사람입니다.

시스템 담당자는 사장님과 현장, 그리고 시스템 개발팀 사이의 가교 역할을 하며,
다양한 요구 사항을 하나의 흐름으로 정리하여
과부족 없는 시스템을 간결하게 요구하는 핵심 인물이 됩니다.

저희가 제공하는 시스템의 경우,
대개 담당자란 사장님을 말합니다.
(즉, 사장님께서 시스템 담당을 겸임해 주신다는 뜻입니다)

이는 저희가 제공하는 시스템의 기능 범위가 좁은 경우가 많기 때문이며,
사장님 한 분이 모든 것을 파악하고
최적의 요구 사항을 저희에게 전달하는 것이 비교적 용이하기 때문입니다.

하지만 시스템의 기능 범위가 넓어지면, 그렇게는 되지 않습니다.
예를 들어, 사장님은 "경리 일은 경리 담당자에게 물어보라"고 생각하게 되는 것이 당연하기 때문입니다.
(대규모 시스템에는 대개 회계 기능이 풍부하게 포함되어 있습니다)

한 명 또는 소수의 담당자가 전체를 파악할 수 없는 시스템을 운영하는 것은
“업데이트 시 사용하지 않는 기능까지 업데이트 대상에 포함시켜, 불필요한 업데이트 비용을 계속 지불하게 된다”
“출력이 필요 없는 기능에 데이터를 입력해 버리는 경우(인건비 낭비)”
「필요한 입력이 이루어지지 않는 사례가 빈발한다(집계 신뢰성 저하)」
라는, ‘기업 시스템으로 인한 소모’ 현상이 빈번하게 발생하여
문제 해결을 위해서는 결국 시스템을 통째로 교체해야만 하는
라는 사태로 이어질 수도 있는 위험을 내포하고 있습니다.

기능 수가 너무 많은 시스템 제안을 받으면,
"불필요한 기능을 파악해 메뉴에서 제거해 달라"는
커스터마이징 요청부터 시작해 보는 것도 좋을지 모릅니다.

금일도 수고 많으셨습니다.

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